ICTを業務に活かすお手伝い

Webアンケートフォームの活用

小売業H社様 拠点人数8名

依頼内容

展示会場でのアンケート実施
商品展示会場で景品の抽選権をセットにしたアンケートを実施。従来はアンケート用紙を使用していたが未回答の項目が多く集計にも手間が掛かるため、Webでのアンケートを希望。

施策

展示会場で回答し易いようにスマートフォン向けのクラウドサービスを活用

COMMENT

  • アンケートURLのQRコードを予め準備してアクセスを容易にしました
  • アンケート用紙・備品の準備、配布、回収の手間が不要となりました
  • 必須項目の設定により回答の取りこぼしが無くなりました
  • 回答をCSVファイルに出力して即時集計と分析が可能になりました
  • 見込み客リストの作成が省力化できました
  • アンケート(サンプル)がこちらから体験できます
  • スマートフォンはQRコードを読み取るとアンケート(サンプル)へジャンプします

QRcode
 
 

インターネット上のデータ加工

人材サービスF社様 拠点人数150名

依頼内容

ハローワークインターネットのデータを営業用アプローチリストとして活用したい。
全国で80万件以上あるデータを活用したいが1ページに表示できるのは見出し20件または詳細内容1件と少ない上に、各項目が整理されていないため営業用リストを作成するのに非常に手間隙が掛かる。この作業を自動化したい。

施策

ハローワークデータベースより条件を指定して自動抽出。さらに営業に適したリストに再構築してExcelファイルで出力するシステムを開発。

COMMENT

  • 毎日更新される営業エリア内のデータ数百件を5分程度でExcelファイルに出力が可能になりました
  • 前日登録された新着求人を翌朝にアプローチが可能となりました
  • ハローワークオリジナルより項目が細分化しているため並び替え、比較が容易になりました
  • 詳細およびサンプルファイルはこちらから

 
 

クラウド型グループウェア導入

印刷T社様 拠点人数 15名

依頼内容

オンプレミス(社内設置)のサーバで国産のグループウェアを利用していたがシステム費用やサーバ保守のコスト負担を軽減したいという思いがありグループウェアベンダーからはクラウド版への移行を勧められたが更なるコストダウンを希望。

施策

当初Office365とGoogle appsを提案したが更なる低コストを希望ということで米国製で5万社に利用実績のある無料クラウドサービスを導入しドメイン設定やアカウント作成、データ移行を完了

COMMENT

  • メール、スケジュールはもちろん、顧客管理、プロジェクト管理など多様なメニュー
  • 基本メニューは初期費用、月額利用料ともに無料
  • 導入当初は以前のグループウェアと操作性の違いに戸惑ったが2週間程で慣れることができました
  • メンテナンスフリーになったことでトラブル対応などの負担も解消されました

 
 

PCとスマートフォンで社内データを同期

情報サービスS社様 拠点人数 10名

依頼内容

PCではOutlookを使用してメールとスケジュールを管理している。スマートフォンでも同じアカウントを設定しておりスケジュールのみ同期しているがメールに関しては未読、既読、送信済みなどが同期しないので不便を感じている。

施策

メールサーバのレンタルを解約し、Gmailと同等の機能を持つGoogle appsへ移行。それを機にOutlookの使用をやめchromeブラウザでのメール、スケジュール、ファイル管理に切り替え。またセキュリティを考慮し2段階認証を導入。

COMMENT

  • メール、スケジュール、ファイルの同期が簡単になりストレスを感じなくなりました
  • メールアドレスの追加、削除などが簡単になり管理の手間が軽減されました
  • 社内でのデータ共有やスケジュール管理がスムーズになりました
  • 情報資産である大量のメールをハードディスクの損傷やノートPCの紛失、盗難などのリスクを低減できました

 
 

PCの入れ替えとセットアップ

運輸サービスM社様 拠点人数 5名

依頼内容

Widowsのバージョンアップに合わせてPC5台を入れ替え。業務の都合上、就業時間帯での設置、設定を希望。

施策

旧PC個人データを共有フォルダ移行、新PCのアカウント設定、ネットワーク設定、業務ソフト、ドライバインストール、プリンタ動作確認、旧PC撤去、新PC設置。完了後立会いの上、動作確認、検収

COMMENT

  • PCの使用不能時間が数分と短く、業務への影響を最小限に留めることができました
  • 旧データに加え、ユーザー辞書、ブックマーク等の移行も実行し使用感や操作性が低下することなく移行できました

 
 

在庫管理システムの移行

小売業H社様 拠点人数8名

依頼内容

システムのサポート終了に伴うリプレース
Windows XPのサポート終了に伴い、これまで使用してきた在庫管理システムが動作不可に。予算的な問題もありこれまでの在庫管理システムを継続使用したい。

施策

在庫管理専用にWindows XPを一台残す選択肢を考えたがハードウェアとしての寿命、代替機や部品の入手が難しいことから断念。
新規に在庫管理のパッケージソフトをインストールしたのち項目設定及びデータ移行。これまで同様の月次処理を行う為にExcelマクロを作成し処理を自動化。

COMMENT

  • 限られた予算内で在庫管理業務が復活
  • セキュリティやシステムの安定性が増した
  • 月次処理の際、以前はExcelでコピー&ペーストを行っていたが自動処理により効率化とともにミスが無くなりました

 
 

自社WEBサイトでの求人情報掲載

人材サービスF社様 拠点人数150名

依頼内容

求人情報を自社のWebサイト上で簡単に追加、編集できる仕組みが欲しい
求人に関して紙媒体の求人誌を利用しているが発行は週一回で原稿締切~発行まで3日かかるため、最大で10日のタイムラグがあり即応性に欠ける。またネットの求人媒体は地域性もあり費用対効果が低い。自社のWebサイトを活用することで求人のチャンネルを増やしたい。

施策

WebサイトにCMSを導入し、求人情報をテンプレート化してブラウザ上で編集できる機能を追加。併せてサイトURLをQRコードで出力できる仕組も付加。

COMMENT

  • 求人案件がリアルタイムで自社サイトに反映できるようになりました
  • URLのQRコードを求人誌に掲載することで携帯電話、スマートフォンからのアクセスUPに貢献
  • 案件を絞って紙媒体に掲載することで広告スペースの節約に繋がりコストダウンも達成

 
 

速さと堅牢性を兼ね備えたファイル共有

事務用品販売M社様 拠点人数5名

依頼内容

共有フォルダのアクセスエラーとファイル消失を改善したい
社内の共有フォルダへアクセス出来ない現象が度々発生。
また人為的なミスで共有ファイルを上書きまたは削除してしまい復旧できない等の問題が度々発生している。

施策

共有フォルダとして使用しているPCのハードディスクに物理的エラーが発生 ⇒ PCによる共有フォルダの運用を止め、新たにネットワーク対応ハードディスク(NAS)と無停電電源供給装置を設置してデータの冗長化を図ると同時にクラウドのバックアップシステムを導入。これを機に重要なファイル、情報を全てNASでの管理に移行。

COMMENT

  • 以前の共有フォルダと比較してファイルアクセス時のレスポンスと安定性が大幅に向上した
  • 人為的ミスによるファイル上書きや削除による消失の場合もクラウドのバックアップによりファイル復元が可能になりました
  • 夏季は雷による停電が度々発生するがその際のファイル破損等が無くなりました。
  • ネットワーク対応ハードディスクが損傷した場合も二重化されたハードディスクにより全く支障なく業務が遂行できるため安心感が増した
  • 万一の災害やNAS本体故障などにより共有フォルダが使用不可能になった場合もクラウドバックアップにより業務続行が可能となりました=BCPDRの確立

 
 

勤怠管理をクラウド活用で効率化

人材サービスF社様 拠点人数150名

依頼内容

勤怠管理を効率化したい
派遣社員のタイムカードをExcelシートで月末締め後に集計し翌営業日に請求書発行する必要があり業務集中している為これを緩和したい。

施策

複数の就業場所と多様な就業形態を考慮し、タイムカードを廃止してクラウド型のSaaS勤怠管理システムへ移行
旧方式と新方式を2ヶ月間並列稼働してエラー、不具合、使用方法を確認の後、本番稼動。

COMMENT

  • 勤怠データがリアルタイムでクラウド上に保存されるためExcelへの手入力の手間が無くなり入力負荷が大幅に緩和されると同時にミスが激減した。
  • インターネット上から取りだしたデータを処理するマクロを作成し給与計算・請求書作成の大部分を自動化できました
  • タイムレコーダなど新たな機器が不要でイニシャルコスト、ランニングコストともに低く抑えることができた
  • リアルタイムで就業時間が集計できるため正確な売上予測がいつでも即座にできるようになりました
  • 労務管理担当者はスマートフォン等でリアルタイムに勤怠チェックが可能になり遅刻・欠勤・打刻の失念などに対してスピーディな対応ができるようになりました

 
 

Excelでオリジナル帳票作成

人材サービスF社様 拠点人数 150名

依頼内容

人材派遣の個別契約に必要な法定帳票の作成を効率化したい
業務用の専用システムは高価な上にマスター入力の手間が掛かる。現状はExcelのひな形を使用してコピー貼り付けで帳票を作成しているが項目が多いため度々ミスが発生。

施策

Excelに入力専用フォームを作成し必要な機能を全てマクロで自動化しました

COMMENT

  • 帳票間のコピー貼り付け作業が不要でミスが減り、作成時間も大幅に短縮できました
  • 一定ルールでファイル名が自動生成されるため帳票の管理、検索性が向上
  • 既存の帳票フォーマットを流用することで従来の帳票と同じ書式を保持
  • サンプルファイルがこちらからダウンロードできます。